Podstawowe dokumenty wymagane do sporządzenia umów lub innych czynności notarialnych.
1) Lokal stanowiący odrębną nieruchomość:
- aktualny odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia nieruchomości.
2) Działki zarówno zabudowane jak też niezabudowane:
- aktualny odpis z księgi wieczystej,
- aktualny wypis z rejestru gruntów,
- w przypadku, gdy przedmiotem umowy jest jedna działka, a w księdze wieczystej jest ich więcej: wyrys z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
- zaświadczenie urzędu miasta lub gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, jeżeli położona jest ona w terenach, na których on obowiązuje lub stwierdzające brak takiego planu,
- w przypadku podziału działki: mapa z projektem podziału oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca projekt podziału, - w przypadku innych zmian geodezyjnych: wykaz zmian gruntowych,
- podstawa prawna nabycia,
- w celu ujawnienia budynku w księdze wieczystej: zaświadczenie urzędu gminy stwierdzające, że na działce znajduje się budynek.
3) Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:
- zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej stwierdzające, że zbywcy przysługuje prawo będące przedmiotem umowy,
- podstawa nabycia tego prawa,
- jeżeli została dla lokalu założona księga wieczysta: odpis z księgi wieczystej.
4) Umowy działu spadku i zniesienia współwłasności:
- postawa nabycia i inne dokumenty dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych będących przedmiotem umowy,
- w przypadku działu spadku postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia oraz zgoda lub zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
5) Umowy podziału majątków:
- podstawa wprowadzenia umownej lub przymusowej rozdzielności majątkowej lub wyrok rozwodowy,
- postawa nabycia i inne dokumenty dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych wchodzących w skład dzielonego majątku.
6) Protokoły spółek i innych osób prawnych oraz wspólnot mieszkaniowych:
- dane rejestrowe, aktualny odpis z krajowego rejestru spółki,
- porządek obrad i projekty uchwał.
7) Umowy lub akty założycielskie spółek i innych osób prawnych:
- dane osobowe założycieli,
- firma,
- podstawowe założenia umowy lub statutu.
8) Poświadczenie dziedziczenia:
- odpis aktu zgonu oraz numer PESEL zmarłego,
- odpisy aktów urodzeń, zawarcia związku małżeńskiego w przypadku zmiany nazwiska z urzędu stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy,
- testament.
9) Ustanowienie odrębnej własności lokali oraz umowy deweloperskie:
- aktualny odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia nieruchomości,
- aktualny wypis z rejestru gruntów,
- projekt wyodrębnienia lokali,
- zaświadczenie właściwego organu administracji (prezydenta miasta lub starosty) stwierdzające, że lokal odpowiada wymogom ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali i stanowi samodzielny lokal.
Gdy stroną czynności jest osoba prawna oprócz jej danych rejestrowych i danych przedstawicieli należy również przedłożyć wymaganą przepisami prawa lub jej umową założycielską albo umową spółki zgodę (uchwałę) właściwego organu na dokonanie konkretnej czynności prawnej.